Quelles fonctions occupe une secrétaire ?

Pour le bon fonctionnement d’une entreprise, quelle que soit sa taille, il faut un groupe de professionnels qui, de par leur métier, aident l’entreprise à atteindre les objectifs proposés. L’organisation est la clé de la bonne gestion d’une entreprise, c’est pourquoi la plupart des entreprises ont un secrétaire qui est en charge de différentes fonctions.

Les fonctions principales d’une secrétaire sont celles de gérer l’ordre du jour, de gérer les informations confidentielles de l’entreprise, les communications téléphoniques, de s’occuper du public, etc. La secrétaire est la personne chargée d’effectuer toutes les tâches administratives du Bureau.

Les secrétaires ont pour fonction de traiter des questions confidentielles dans une hiérarchie au sein des entreprises, telles que les directeurs, directeurs, présidents, etc.

La secrétaire doit tenir à jour l’agenda de son patron afin de réaliser une bonne organisation au quotidien.

C’est la personne qui est chargée d’effectuer les tâches d’assistance administrative dans un bureau.

Cette position peut être exercée par un homme ou une femme, bien que la plus courante soit que c’est une femme qui l’exerce.

Si l’entreprise est petite, la plus grande charge de travail du secrétaire est liée aux tâches de bureau de base.

Fonctions d’un secrétaire de direction dans une entreprise

• Examiner la correspondance de la direction d’une entreprise et communiquer efficacement avec d’autres employés et fournisseurs et / ou clients.
• S’assurer que l’entreprise se conforme à certaines obligations légales en vérifiant l’adéquation d’une grande variété de documents.
• Garder un dossier efficace en vérifiant que les réunions du patron sont bien planifiées et n’interfèrent pas avec d’autres obligations.
• Envoyer des ordres du jour et des rapports.
• Vérifier que les actions convenues sont exécutées.
• Avoir un ordre du jour mis à jour incluant les employés de l’entreprise, les clients et les fournisseurs.